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行政管理能力提升

价格:联系客服报价

上课方式:公开课/内训/总裁班课程 时间上课时间:2天

授课对象:行政经理、行政文员、行政助理

授课讲师:刘冰

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课程背景

课程背景: 你是否常常做足了99分,却因为1分的失误而被众人指责? 你是否常常忙的灰头土脸、脚不沾地,却感觉自己做的事情在大家眼中价值不大? 你是否想了解作为一名行政管理Leader如何快速成长? 想成为上司的得力助手,却不知如何才能做得优秀? 辅助上司的工作,很多时候不知道如何去行使“权力”? 遇到跨部门的沟通、协调问题,总是困难重重? 整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,如何让行政管理工作更有效率? 为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过几天的分模块训练,全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力。为明确的目标而努力,不再做浑浑噩噩的打杂小伙计。

课程目标

课程收益: ● 落到实处,将繁杂的行政管理工作化繁为简,掌握更容易落地的方法; ● 学习金字塔原理,提升结构化常用公文写作技巧; ● 学会策划和组织大型会议与活动,办公设施与日常用品的管理; ● 掌握企业文化建设的流程和方法; ● 创新举措,将容易有纰漏的工作萃取创新的可行性合理提议; ● 赋能自身,心智成长,意识提升自驱力; ● 学习时间管理、情绪与压力管理,基于不同性格类型的沟通技巧; ● 前沿理念和趋势落实到认知和工具运用上: ● 行政的数字化、信息化管理建立得制度化、标准化和规范化。

课程大纲

第一讲:行政岗位的使命:决定你的高度与格局 一、行政岗位性质与服务意识 1. 有没有服务意识—服务就是为别人工作! 案例分析:“我就是干服务的”,从开车看是什么段位的“司机” 2. 有没有正确的服务意识—自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦 二、行政岗位主要职责与工作任务 1. 基层、中层、高层行政管理工作重点不同 案例分享:行政秘书分九段 2. 按金字塔结构画出逻辑,按重要和共性程度优选 三、行政人员的任职资格条件 四、行政管理工作的考核特点 第二讲:行政数字化和信息化管理 一、Digital Management(数字化管理)VS信息化管理 1. 建立原则:服务对象是谁? 2. 系统运作心态:老板心态 3. 系统工作目标:及时准确 二、行政的数字化、信息化管理建立的基础 1. 制度化、标准化和规范化,摒除人力因素 2. 透明化、公开化,全程可追溯的流程固化 三、数字化管理做得差,容易造成的现象 四、统计系统流程 第一步:数字采集 1)标准化管理和全流程管控 a确定公司的方向和策略 b确定记录文档的规范 c确定部门内上下级和部门的工作联系 d确定部门内部的规范和流程(保证) 2)人员架构安排 3)数据流程 4)采集明细 第二步:数据处理、汇总、分析 案例分析:常遇厕纸没有了,行政如何通过数字化管控? 第三步:调取数据制作报表 五、数字化管理工作流程及职能 案例分享:企业和政务数字化的标杆 第三讲:行政管理落到实处 一、行政管理制度的建立与推行 1. 如何做到“有法可依”?如何查找制度漏洞? 2. 如何做到“有法必依”?如何建立意识?如何引导共同参与共创? 3. 如何做到“执法必严”?除了罚款,还有什么方式更有效? 4. 如何做到“违法必纠”?纠的尺度和正负激励的先后 二、环境管理(备选) 1. 办公环境要素:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调 2. 办公室布置原则:规范与美观的平衡 3. 5S管理 三、办公文档、办公设施与日常用品的管理(备选) 1. 不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等 2. 办公设备和公共设施的日常管理 3. 文具等办公用品的采购和预算 4. 固定资产管理 四、行政岗位创新管理 小组讨论:难有亮点却容易有纰漏的工作,如:车辆、食堂、保安…萃取创新的可行性合理提议。 五、公共关系管理(备选) 1. 如何与媒体共舞:自媒体、网络媒体下的新变化 2. 如何与政府沟通:八项规定和六项禁令后 3. 面对突发公关事件的软处理与硬处理 第四讲:行政人员的时间管理 测试:自己效率高低 一、行政管理中,对效益而言,效能、效率和勤恳哪个更重要? 1. 关注效能,要事第一 案例:沙、石、水的实验深挖:你心中的巨石为何是我的沙? 2. 关注效率,一次做对 讨论:影响效率的内外因 3. 关注勤恳,目标牵引 二、改善五法 方法一:计划与效率提升 实验:三组徒步的启示 1)计划的内容:5W2H故事诠释 案例:10分钟提高效率50%!——25000美金的投资 方法二:工作流程与效率提升 1)行政的流程优化是个持续不断的工作过程 讨论:收集对现有流程的不足之处,思考优化的方向和目标,如何固化、深入人心,执行到位 方法三:明确分工与效率提升 案例:流水线分工协作的优势、西游记裁员 方法四:有效激励/记录与效率提升 1)动机是激励的前提 2)无论在哪办公:激励结果,关注过程 3)反对记录时间使用状况的原因 案例:我的实践-做记录和计划,今天的记录分析 方法五:创新方法与效率提升 1)工具创新 2)杠杆创新 3)细节创新 4)叠加并行 5)打破固有思维定式 三、时间管理的具体实施 1. 设定事项清单(设定目标) 讨论:做好分配,提高效率&创造想要的生活,哪个是前提? 2. 排定优先顺序(来源于长期目标!) 3. 时间安排(再次设定完成期限) 4. 具体实施(提高效率) 5. 效果检视(每晚回顾) 四、四象限实用小贴士:转发信息三筛子“真善重” 试验:人一生能创造价值的时间有多久? 练习:《下周的行政工作安排》 第五讲:行政工作中的沟通技巧 一、自我沟通测试及差距要项 1. 时代发展看心智红利 模型解读:成就绩效影响因素 二、沟通的定义和完整的过程 1. 结构化反馈 2. 深度倾听的力量:体语形式+语言形式 模型解读:社会我、自然我与有无意识沟通的差异 三、沟通过程中的障碍 1. 个人因素:心智层面(心理投射测试) 模型解读:高中低心智行为表现 2. 环境因素:情境主义(两次绩效面谈不同效果) 三、沟通三要素 1. 听:深度倾听=闭嘴+复述+求证 2. 说:三明治式赞美 案例:对不同的绩效提升点进行赞美 3. 问:封闭型与开放型问题对比(图表) 四、人际沟通 模型解读:邓宁曲线解读每个阶段的沟通直到高心智沟通(持续平衡高原) DISC图表:人际风格四大分类 1. DISC沟通风格及其优势和局限 诊断测试:《我是哪种沟通风格?》 2. 分析及总结四种风格沟通策略 小组讨论:《如何与不同风格的人沟通》 3. 心智高低与情商高低表现模型 五、行政人员组织内的沟通 1. 正式沟通:上传、下达、平级沟通间容易出现的冲突 2. 非正式沟通的力量 3. 怎样与领导进行沟通 1)请示汇报的程序和要点 2)与各种性格的领导打交道的技巧 4. 行政人员跨部门协作 1)沟通氛围 2)换位思考 3)共同目标 4)责任体系 结语:行政的问题解决有科学和艺术两面性:一方面要会科学理性的分析、思考、掌握工具解决;一方面要懂艺术感性的为人处事之道。

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